一个小型的地方办公椅制造厂,发展成为知名的办公家居制造上市企业,随着企业规模的不断扩大,恒林家居缺乏一个可以贯穿供应商管理、来料检验、采购入库、采购对账、采购收票和付款的协同管理系统,存在着手工作业、信息孤岛、流程繁琐、管理松散等问题。为此,选哲科技帮助恒林家居股份有限公司搭建了从采购到结算的端到端的一体化协同平台,优化了采购业务流程,实现了企业管理的再一次腾飞。
 业简介 ​
恒林家居股份有限公司是一家集研发、生产、销售办公椅、沙发、按摩椅、配件等健康坐具产品于一体的国家高新技术企业,是中国最大的办公椅生产和出口企业。公司成立于1998年,拥有员工2800余人,企业资产规模达到12亿元。经过多年潜心经营,公司产品获得“中国驰名商标”、“浙江省著名商标”、“浙江省知名商号”等称号,目前销往美国、德国、瑞士、法国、日本、新加坡等80多个国家和地区。
 现状分析 ​

▼手工作业之痛


在恒林家居工作了十几年的老员工不在少数,虽然经验丰富,但对信息化工具却普遍不擅长。一直以来,不论是采购、质检、仓库领料、对账,多是在k3中编制业务单据。业务实际操作与k3单据有差异,随意性大,k3中单据的准确率低。因为供应链管理大多需与供应商业务交互,线下处理的方式导致信息传递不及时,并且大量的信息流失于无形,公司无法加强供应商管理。从各业务部门采集而来的数据,统计口径经常不一致,无法快速、准确、简洁的反馈给管理部门。核心业务数据流散于各部门内部,既未进行全面整理,也未打通部门间的信息传递,形成了一个个以部门为据点的信息孤岛。具体表现如下:


• 与供应商之间的订单、收发货、对账等信息沟通量大,传统邮件传真效率低,易出错;


• 财务工作都依赖人工,效率低且容易出错;


• 采、供双方信息不对称,常导致缺料待工和计划外库存;


• 供应商缺少采购全业务跟踪报表,影响供货信息准确性和工作效率。

 解决方案 ​
通过供应商协同流程平台建立供应商协同体系,具体包括采购订单确认、收发货管理·、质检管理、对账管理等。同时为提升效率,需要通过接口与电子发票、资金系统等进行对接,通过电子影像实现快速采集数据和数据验真。
(图:采购协同信息系统架构)

▼恒林家居信息化实施应用重点



订单确认及发货协同管理


1、 供应商统一通过bpm进行订单确认,最终以供应商确认的订单作为正式下单单据,供应商可自主打印订单作为下单凭据,提高订单确认效率。


2、 通过bpm流程实现订单往复确认功能,采供双方可协调确认交货日期作为发货日期标准。


3、 供应商关联确认后的订单明细发货,可有效管控供应商发货数量。


4、 系统中提交发货单后可打印带条码的纸质送货单,随货送到恒林,若遗失可再次打印。


5、 采购订单确认后供应商在订单台账中可查询订单的发货情况,发货后可在发货簿中追踪发货明细的质检入库情况。




质检及入库协同管理

1、 送货单送到门卫后,门卫扫描记录到货时间,可供公司进行供应商到货准确率数据分析。


2、 检验入库移动设备操作,简单便捷。


3、 检验信息可打印生成质检报告,将规范质检工作,规避以前管理松散,导致验厂时集中后补的情况。




对账协同管理



1、 系统每月底根据供应商及组织仓库自动发起对账单,提供给供应商对账。


2、 供应商在物料价格中分别维护基本物料价格和辅助属性价格,汇总后形成对账的物料价格,系统根据维护价格的生失效日期,自动带出到对账单的对应物料价格中,供应商无需重复填写核对的对账价格,省时省力。

3、财务确认对账价格无误后,打印对账单,并将实物发票一起使用扫描仪扫描后通过发票影像系统校验是否三单合一,发票影像系统识别通过后,系统自动生成采购发票到k3系统中。
 客户价值 ​

提高效率、降低成本


1、采供双方线上流程化沟通,提高信息对接的准确率和及时率

2、对账单、账期付款单自动生成:节约财务人工成本

3、相关报表自动生成

加强管控、规避风险


1、规范采购下单时间点:必须在发货前完成下单/订单变更确认

2、质检报告:流程化管理质检业务,完成检验工作后自动出具质检报告

3、付款计划:支付风险控制

推动供应商协同管理

数字化转型


1、全过程流程化、电子化管理


2、K3订单/入库单/采购发票自动生成

 企业感言 ​

恒林上线选哲科技的供应商关系管理(srm)系统的目标在于构建一个协同的共享信息平台,与ERP软件进行集成,通过信息手段控制优化双方之间的信息流、物流、资金流,达到整个供应链系统可以随需而变的目的,并优化采购业务流程,提升企业采购管理水平,提高采、供双方工作效率,降低沟通成本。


具体体现在:

1.实现与供应商之间的计划、订单、收发货、对账等的高效沟通,更加适应快速变化的市场;

2.优化流程,同步采、供双方信息,及时掌握供货、收货信息;

3.全程跟踪采购流程的业务,应对意外变化更及时;

4.实现采购对账、发票收票、勾稽、做账整条业务不再依靠人工,与电子发票、资金系统等进行对接。通过电子影像实现快速采集数据和数据验真,缩减对账时间。



——恒林家居  流程IT部部长  徐宁