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企业流程协同方案

---基于BPM的连接平台

【企业在流程协同方面存在的问题】

(1) 企业流程规划和梳理的成果难以执行,各个业务系统相对独立,各自走各自流程。企业缺少完整的端到端的流程协同管理;

(2)流程体系的优化缺少数据的支撑;

(3) 不同流程之前缺少数据交互,流程之间没法进行高效协同;

(4) 财务缺少对业务系统的运行过程中的各个控制点的事前控制和风险控制;

(5) 企业建设共享服务中心,缺少有效流程改造工具和平台支撑。

【通过BPM流程协同建立共享服务】

共享服务概念

共享服务中心是一种创新的管理模式,它以顾客需求为导向,根据市场价格和服务水平协议为企业内部各业务单位及外部企业提供专业化的共享服务。它通过将企业各业务单位“分散式”进行的某些重复性业务整合到共享服务中心进行处理,促使企业:

◆ 包含财务、业务内勤、人事等适合共享服务的领域。

◆ 将有限的资源与精力专注于自身的核心业务,创建和保持长期竞争优势。

◆ 达到整合资源、降低成本、提高效率、保证质量、提高客户满意度的目的。

应用案例:业务服务共享改造

某企业销售部门现状

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通过BPM流程整合改造后建立内勤岗位的共享服务中心

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业务共享服务中心技术方案

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技术实现要点:

1、业务共享中心基于BPM平台搭建;

2、组织架构和用户调用SAP或者MDM主数据系统;

3、共享中心处理完成后自动生成SAP或者其他业务数据;

4、服务请求单包含WEB和微信公共号两个使用端口。

应用案例:财务服务共享

财务共享服务中心概述

财务共享服务中心(Finance Shared Service Center)是近年来出现并流行起来的会计和报告业务管理方式。它的是将不同国家、地点的实体的会计业务拿到一个SSC(共享服务中心)来记帐和报告,这样做的好处是保证了会计记录和报告的规范、结构统一、而且由于不需要在每个公司和办事处都设会计,节省了系统和人工成本。

作为一种新的财务管理模式,财务共享服务正在许多跨国公司和国内大型集团公司中兴起与推广。财务共享服务中心是企业集中式管理模式在财务管理上的最新应用,其目的在于通过一种有效的运作模式来解决大型集团公司财务职能建设中的重复投入和效率低下的弊端 。

对现有流程协同的整合与改造是建立财务共享服务中心的基础条件和关键手段

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财务共享中心---关键业务流程

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案例:通过BPM流程协同实现的费用共享流程

BPM系统与影像系统集成以及财务系统流程集成

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财务共享服务能给企业带来的价值

推动财务管理转型

共享服务中心将企业各个单位的后台功能集中在一起,使各领域的专家在一起共事,直接交流。通过举办有针对性的培训,使共享服务中心员工技能水平不断提高;原有机构部分人员向高价值的管理活动转型。

加强集团管控

共享服务使各业务单元更专注于核心业务,且提供了一个标准的工作程序,避免地区和业务部门之间出现标准执行的偏差和内部管理的“黑洞”现象,使更多的管理数据在统一标准下得以比较。

提高效率和服务质量

通过集约化把复杂的工作变得更简单、更标准、分工更细,把传统的会计记账变成了“会计工厂”的运营;聚焦于服务。

有效保证业务发展

业务单位将非核心业务(后台业务)交由共享服务中心来运作,而共享服务中心又能提供足够的后台支持,使各业务单位可以将自己的重心完全放在它们的核心业务和顾客上。

降低成本

业务量不增加的情况下人员减少;业务量增加而人员不增加。

有利并购和扩张

只考虑核心业务的扩张,后台服务的提供不需要增加新的机构和费用。

加速标准化进程

共享服务中心为工作流程的标准化以及管理数据的统一提供平台。

【通过BPM流程协同实现财务对流程的过程控制】

案例:费用预算控制流程协同整合

实现流程过程中的预算控制:预算事前、事中、事后管理

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预算导入à费用控制à数据分析

• 按年份、组织架构、科目分组设置预算指标;

• 预算额度自动累计

• 线下编辑Excel预算模板,可直接导入到系统中

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费用预算控制

机器人(系统)自动根据申请人角色获取预算控制金额,自动判断报销费用是否在预算内,如预算外退回

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【通过流程协同落地企业内控与风险管控】

风险管理已经演变成全球化趋势。通过IT系统将风险和保证融入到日常业务管理中,风险管理才能够有效地推动公司的变革和提升公司的绩效、

内控与风险管理关键思路

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从COSO的框架来看,“控制环境”、“风险评估”以及“信息和沟通”更多是从人文环境、企业制度上进行相应的规范。因此作为信息系统来说,做好内控的关键点在与“控制活动”和“监督”。

■ 1、帮助企业搭建一套严密的业务控制策略,包括业务运营流程、权限、审批制度以及对关键活动的控制参数。

■ 2、通过系统预警平台实时给企业的相关责任人进行风险预警,帮助其在事中乃至事前将风险降低到最小可能范围。

■ 3、完善系统上机日志,形成详细的审计线索,帮助企业内审部门轻松查找问题原因。

应用案例1:采购及支出循环内部控制

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流程风险控制要点:

■ 供应商审核/审批

■ 固定资产的采购流程及控制

■ 价格控制需要控制到合同

■ 需要提供采购订单、合同变更申请、审批以及版本管理

■ 需要提供业务单据的字段授权

■ 需要提供采购单据上采购价格的修改控制

■ 需要提供采购申请单按照金额大小进行多级审核流程

■ 需要增加采购申请单的执行控制

■ 核算权限需要与单据修改权限分离

■ 需要提供互斥权限的检查

■ 需要控制单据的附件在单据审核后不能被修改或删除

■ 需要提供未经审核的单据不能打印的控制选项

■ 需要提供选项控制不能彻底删除单据,只能打上作废标志

■ 需要提供操作日志信息记录到所影响的具体业务内容

■ 需要屏蔽单据批量审核/反审核功能

应用案例2:销售及收入循环内部控制

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■ 客户及其信用的审批及审核

■ 价格控制需要控制到合同

■ 坏账审批

■ 需要提供销售报价单、订单、合同变更申请、审批以及版本管理

■ 需要提供业务单据的字段授权

■ 需要提供销售单据上价格的修改控制

■ 需要提供销售订单按照金额大小进行多级审核流程

■ 核算权限需要与单据修改权限分离

■ 需要提供互斥权限的检查

■ 需要控制单据的附件在单据审核后不能被修改或删除

■ 需要提供未经审核的单据不能打印的控制选项

■ 需要提供选项控制不能彻底删除单据,只能打上作废标志

■ 需要提供操作日志信息记录到所影响的具体业务内容

■ 需要屏蔽单据批量审核/反审核功能

【流程协同的价值】

● BPM帮助企业管理体系和制度落地和监管。

● 通过流程管理平台的建设,打通各部门各系统之间的壁垒,实现流程一体化,

● 提升员工应用信息化系统的效率;

● 打通企业信息孤岛,实现企业管理与IT系统的完美融合,达到数据信息统一,协助管理者做出正确的决策

● BPM实现端到端业务流程执行过程的自动化、可视化及执行绩效多维度分析参照监控分析数据快速响应业务流程优化

● BPM的流程协同是驱动职能型组织向流程型组织转变的有效方法

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